A oportunidade dos side events: como surfar grandes feiras sem gastar uma fortuna

Grandes feiras concentram atenção, gente interessante e agenda cheia. O problema? Tudo é caro, concorrido e cheio de regras. É aí que entram os side events: eventos paralelos que acontecem antes, durante ou depois da feira — fora do pavilhão — e que, quando bem feitos, entregam mais conversa boa do que um estande caríssimo.

Se você organiza eventos corporativos, cuida de marketing, é founder ou constrói comunidade, este guia é pra você. Aqui vai um passo a passo prático, com checklist e erros comuns, pra montar um side event que faça sentido de negócio sem virar perrengue.

A ideia não é “hack milagroso”. É jogar o jogo com inteligência: aproveitar o fluxo da feira, escolher o formato certo e acertar na logística.

O que são side events (e por que eles funcionam tão bem)

Side events são eventos paralelos a uma grande feira: happy hours, jantares, talks fechados, encontros de comunidade, ativações menores. Eles não competem com a feira — eles se alimentam dela.

Na prática, funcionam porque:

• As pessoas já estão na cidade e no clima de networking.
• A agenda está cheia, então convites bem focados são valorizados.
• O ambiente é mais informal, o que gera conversas reais.

Em vez de disputar atenção em um pavilhão barulhento, você cria um espaço onde sua marca vira anfitriã.

Side event bom não é o maior nem o mais caro. É o que junta as pessoas certas, no momento certo, sem complicar.

Antes da feira: decisões que definem o sucesso

A maior parte dos erros acontece antes do evento existir. Aqui é onde você ganha ou perde eficiência.

1) Defina um objetivo claro (e único)

Escolha um foco principal:

• Gerar leads qualificados?
• Fortalecer relacionamento com clientes?
• Conectar parceiros?
• Ativação de marca com comunidade?

Side event sem objetivo vira encontro genérico. E encontro genérico raramente gera resultado.

2) Escolha o formato certo

Formato não é detalhe. Ele define convite, espaço e logística.

• Happy hour pós-feira: leve, ótimo pra networking rápido.
• Jantar fechado: menos pessoas, conversa profunda.
• Talk + networking: posicionamento de marca e conteúdo.
• Meetup de comunidade: engajamento e pertencimento.

Dica prática: quanto mais cheia a feira, mais simples o formato deve ser.

3) Data e horário importam mais do que parece

Algumas regras que funcionam na prática:

• Evite o primeiro dia da feira à noite (todo mundo cansado).
• Happy hour funciona bem logo após o encerramento.
• Eventos matinais só se tiverem propósito muito claro.

4) Convite é curadoria, não volume

Side event bom não é sobre lotar. É sobre quem está lá.

• Convite pessoal funciona melhor do que disparo em massa.
• Deixe claro o benefício: por que vale sair da feira pra ir?
• Confirme presença e trabalhe lista de espera, se preciso.

Escolha do espaço: onde muita coisa dá errado

O espaço certo facilita tudo. O errado vira ruído.

Ao buscar locais para eventos paralelos, pense em:

• Localização lógica em relação à feira.
• Fluxo fácil (entrada, saída, circulação).
• Horários flexíveis para montagem e desmontagem.
• Regras claras de som, consumo e vizinhança.

Usar um marketplace como a Ocasion ajuda a comparar opções, entender limitações e fechar com mais segurança — sem surpresas de última hora.

Checklist rápido: o que alinhar com o espaço

• Horário exato de início e fim (e tolerância).
• Política de consumo mínimo, se houver.
• Equipe inclusa (bar, limpeza, recepção).
• Equipamentos: som, microfone, iluminação.
• Restrições de branding ou ativações.

Durante a feira: execução sem drama

Chegou a hora. Aqui, menos improviso e mais clareza.

Roteiro simples funciona melhor

Mesmo em eventos informais, tenha um mini-roteiro:

1. Recepção clara (alguém esperando).
2. Abertura rápida (se houver fala).
3. Tempo livre de conversa.
4. Encerramento sem expulsar.

Evite agendas longas. As pessoas vieram conversar.

Equipe alinhada evita ruído

Todo mundo precisa saber:

• Quem chega primeiro?
• Quem resolve problema?
• Quem fala em nome da marca?

Isso reduz estresse e passa profissionalismo.

Pós-feira: onde mora o ROI de verdade

Muita gente esquece, mas o pós-evento é onde o side event vira resultado.

• Envie follow-up em até dois dias.
• Personalize: lembre do contexto da conversa.
• Conecte pessoas entre si, se fizer sentido.

Não venda agressivamente. Continue a conversa que começou ali.

Erros comuns (pra você evitar)

• Querer agradar todo mundo.
• Escolher espaço só pelo preço.
• Convidar demais e perder qualidade.
• Ignorar regras de horário e vizinhança.
• Não fazer follow-up nenhum.

Resumo rápido: se você só lembrar de algumas coisas

• Side event é estratégia, não improviso.
• Formato simples costuma funcionar melhor.
• Espaço certo economiza tempo e dor de cabeça.
• O valor real aparece depois do evento.

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