Como organizar um side event durante uma grande feira ou conferência?

Um side event é um encontro paralelo a uma grande feira ou conferência, fora do pavilhão, para um grupo escolhido a dedo: jantar, happy hour, roundtable, meetup de comunidade ou experiência guiada. Para funcionar, ele precisa de um objetivo só, de um formato que atraia o público certo, de uma data que não brigue com a agenda da feira, de um espaço perto do fluxo e com regras claras, de convite pessoal e de follow-up nos dias seguintes. Bem feito, rende as conversas que o pavilhão barulhento não permite, sem disputar atenção com os estandes.

Este guia é para startups e fundos que querem aproveitar a semana de uma grande feira ou conferência para encontrar clientes, parceiros, investidores e founders.

Por que side events funcionam para startups e fundos?

Porque a feira já fez a parte mais difícil: reuniu na mesma cidade, na mesma semana, as pessoas que você quer encontrar, todas no clima de networking. O side event aproveita esse fluxo sem competir com ele:

• as pessoas já estão na cidade e com a cabeça aberta a encontros;
• com a agenda lotada, um convite focado e pessoal se destaca;
• o ambiente informal gera conversa real, longe do barulho do pavilhão;
• quem organiza controla a lista, o formato e o clima, e a marca é quem recebe as pessoas.

Para uma startup, pode ser a chance de sentar à mesa com clientes, parceiros e investidores que estão na mesma feira. Para um fundo, de reunir founders do portfólio, coinvestidores e LPs num encontro só. Side event bom não é o maior nem o mais caro: é o que junta as pessoas certas no momento certo.

Qual objetivo escolher?

Um só. Side event com vários objetivos vira encontro genérico, e encontro genérico raramente gera resultado. Escolha o foco principal:

• gerar leads qualificados;
• fortalecer o relacionamento com clientes;
• conectar parceiros, ou founders e investidores;
• engajar uma comunidade.

O objetivo define o formato, a lista de convidados e o que você vai medir depois.

Que formato atrai o público certo?

O formato funciona como filtro: afasta curiosos e atrai quem quer aquela conversa. Um jantar fechado ou uma roundtable sinaliza que o encontro pede tempo, atenção e troca; um happy hour aberto sinaliza o contrário. Quanto mais cheia a feira, mais simples o formato deve ser.

Formato	Funciona para	O que o espaço precisa ter
Happy hour pós-feira	Networking rápido e relacionamento leve	Perto da feira, circulação fácil, bar sem fila
Jantar fechado ou temático	Relacionamento com clientes, investidores e público sênior	Sala reservada, mesas bem distribuídas, boa acústica
Roundtable	Discussão estratégica entre pares, sem plateia passiva	Sala fechada, isolamento de ruído, cadeiras confortáveis, boa luz
Talk com networking	Posicionamento de marca e conteúdo	Som, microfone e tela, área para conversar depois
Meetup de comunidade	Engajamento e pertencimento	Ambiente informal, regras claras de som e horário
Experiência guiada (visita comentada, degustação orientada, atividade prática)	Criar memória comum e relações de médio prazo	Roteiro, staff de apoio, circulação para grupos em movimento

Dois cuidados. O jantar temático precisa de um fio condutor para a conversa (um desafio comum de mercado, um recorte de cargo, um estágio de empresa), não de um cardápio exótico. E side event não é uma versão menor do evento principal: palco, palestra longa e open bar disputado costumam render presença alta e engajamento baixo. Pergunte o que as pessoas não conseguem viver dentro da feira; a resposta costuma ser o melhor ponto de partida.

A roundtable, por exemplo, gera menos leads no papel e mais conversas que continuam depois. Para jantares, veja jantar de relacionamento empresarial; para o formato pós-expediente, happy hour corporativo; para um encontro de manhã, brunch corporativo; para comunidade, como escolher espaço para evento de comunidade.

Quando marcar o side event?

Encaixe na agenda da feira, não contra ela:

• happy hour funciona logo depois do encerramento do dia, enquanto as pessoas ainda estão por perto;
• evite a noite do primeiro dia, quando boa parte do público ainda está chegando ou cansada da viagem;
• evento de manhã só com propósito muito claro, como um café com poucos convidados antes da programação;
• confira a programação oficial e os outros side events já anunciados para não disputar o mesmo horário com o mesmo público;
• considere o deslocamento: quanto mais longe da feira, mais forte precisa ser o motivo para ir.

Como escolher o espaço do side event?

O espaço comunica a intenção antes do convite: um restaurante reservado sinaliza conversa, uma sala discreta sinaliza foco, um lugar escondido e bem escolhido sinaliza exclusividade. Na escolha, pese:

• localização lógica em relação à feira ou a onde o público está hospedado;
• tamanho proporcional ao grupo: espaço grande demais dilui a conversa;
• acústica que permite conversar sem gritar;
• entrada, saída e circulação fáceis;
• horário de montagem e desmontagem compatível com o fim do dia da feira;
• regras claras de som, consumo e vizinhança, especialmente à noite.

Escolher só pelo preço é um dos erros mais comuns: o espaço barato que não comporta o formato sai caro em conversa perdida. Antes de fechar, alinhe com o espaço:

• horário exato de início e de fim, e a tolerância;
• consumo mínimo, se houver;
• equipe inclusa (bar, limpeza, recepção);
• equipamentos: som, microfone, tela, iluminação;
• restrições de marca e de ativação.

Mais em consumo mínimo em espaço de eventos e o que muda no espaço depois das 22h.

Dado Ocasion: nos 10 pedidos de proposta feitos à Ocasion entre dezembro de 2025 e julho de 2026 (de todos os tipos de evento, não só side events), a mediana foi de 40 convidados (9 pedidos com esse dado) e de R$ 370 por convidado (8 pedidos), no valor total proposto ao cliente, que não é o valor contratado. No portfólio de 72 espaços ativos (catálogo de 22/10/2026), 14 têm cardápio com preço por pessoa cadastrado: de R$ 60 a R$ 406,80, com mediana de R$ 252,50. É preço de tabela do cardápio (sem bebidas), não o valor final do evento.

Como convidar sem lotar de gente errada?

Convite é curadoria, não volume. Side event bom não é sobre lotar, é sobre quem está lá:

• convite pessoal, de quem conhece a pessoa, funciona melhor do que disparo em massa;
• deixe claro o benefício: por que vale sair da feira para ir;
• confirme presença perto da data e trabalhe com lista de espera.

Formatos fechados, como jantar e roundtable, ganham com um grupo pequeno e coeso. Para não ficar com sala vazia nem lotada, veja confirmação de presença sem espaço grande ou pequeno demais.

Como conduzir o side event no dia?

Com um mini-roteiro, mesmo num encontro informal:

1. Recepção clara, com alguém esperando na porta.
2. Abertura rápida, se houver fala.
3. Tempo livre de conversa, que é o centro do encontro.
4. Encerramento sem expulsar ninguém.

Evite agenda longa: as pessoas vieram conversar. E alinhe a equipe antes: quem chega primeiro, quem resolve problema e quem fala em nome da marca.

O que fazer depois do side event?

É no pós-evento que o side event vira resultado:

• mande o follow-up em até dois dias, personalizado com o contexto da conversa;
• conecte pessoas entre si quando fizer sentido;
• não venda de forma agressiva: continue a conversa que começou ali.

Quais erros evitar?

• Querer agradar todo mundo.
• Tratar o side event como mini evento principal.
• Escolher o espaço só pelo preço.
• Convidar demais e perder qualidade.
• Ignorar regras de horário e vizinhança.
• Não fazer follow-up.

Como a Ocasion ajuda a fazer um side event?

A Ocasion funciona como o setor de eventos terceirizado da empresa. Você envia o briefing (a feira, o objetivo, o perfil e o número de convidados, a data e o orçamento) e a Ocasion faz a curadoria do espaço que comporta o formato, negocia as condições (horário, consumo mínimo, o que está incluso), contrata os fornecedores e coordena o encontro, do briefing ao pós-evento. A taxa de serviço, em torno de 20% sobre o valor do evento, aparece na proposta; comissão ou bonificação de fornecedor, quando existe, volta para a empresa como desconto. Veja como a Ocasion trabalha com empresas ou envie o briefing.

Perguntas frequentes

Quanto custa um side event? Depende do formato, do número de convidados e do espaço. Em jantar e happy hour, alimentação e bebida costumam ser o maior item; some locação ou consumo mínimo, equipe e a taxa de serviço. Use o Dado Ocasion acima como referência e veja custo por pessoa em evento corporativo em SP.

Quantas pessoas convidar? Depende do formato: jantar e roundtable funcionam com poucas pessoas na mesma conversa; happy hour e meetup aguentam mais gente. Convide pensando em quem precisa estar lá, confirme presença e mantenha lista de espera.

Vale fazer side event se a empresa já tem estande na feira? Vale, porque os dois fazem coisas diferentes: o estande pega o fluxo amplo do pavilhão, e o side event aprofunda a conversa com quem você escolheu. Use o estande para convidar quem merece a conversa mais longa.

Com quanto tempo de antecedência organizar? Comece assim que a data da feira estiver confirmada, para o convite chegar antes de a agenda dos convidados fechar. Para os prazos do espaço, veja com quanto tempo de antecedência fechar o espaço.