Como Montar o Orçamento de um Evento Corporativo: passo a passo

Para montar o orçamento de um evento corporativo, defina primeiro o objetivo e o número de convidados, liste os oito grupos de custo (espaço, alimentação e bebidas, audiovisual, cenografia e montagem, equipe e segurança, logística, comunicação e imprevistos), cote cada um com pelo menos três fornecedores e reserve de 10% a 15% de margem de contingência sobre o total.

Por onde começa o orçamento de um evento corporativo?

Pelo briefing, antes de qualquer cotação. O orçamento é a tradução em números de cinco decisões: objetivo do evento, público, data, formato e nível de produção. Sem elas, cada fornecedor cota uma coisa diferente e a comparação perde sentido.

No mercado de eventos corporativos do Brasil, e em São Paulo em particular, o erro mais comum é abrir o orçamento pelo espaço. O local pesa, mas depende de capacidade, horário e infraestrutura, que só ficam claros depois do briefing. Um briefing enxuto precisa responder:

• Qual é o objetivo (lançamento, treinamento, relacionamento, convenção, offsite)?
• Quantos convidados confirmados e quantos de variação provável?
• Qual a data, o horário e a duração real, incluindo montagem e desmontagem?
• Qual o teto de investimento aprovado e quem aprova mudanças?
• O que precisa acontecer no palco, na tela e no catering para o objetivo ser cumprido?

Com isso fechado, o orçamento vira uma planilha com linhas comparáveis. Para referências de faixa de investimento por formato, vale consultar também o guia de preços da Ocasion.

Quais são os 8 grupos de custo de qualquer evento corporativo?

São oito, e todo evento no Brasil passa por eles em maior ou menor escala: espaço, alimentação e bebidas (A&B), audiovisual, cenografia e montagem, equipe e segurança, logística, comunicação e material, e contingência. Listar os oito no início evita que um item esquecido apareça só na semana do evento.

Grupo de custo	O que entra	Como costuma ser cobrado
Espaço	Locação, taxa de limpeza, energia extra, horas de montagem e desmontagem	Diária ou por período, com taxas adicionais
A&B	Coffee break, almoço, jantar, coquetel, bebidas, copeiragem	Por pessoa, com serviço e impostos à parte
Audiovisual	Som, projeção, painel de LED, iluminação, streaming, técnicos	Por equipamento e por diária de equipe
Cenografia e montagem	Palco, mobiliário, sinalização, ambientação, credenciamento	Por projeto ou por item
Equipe e segurança	Recepção, staff, brigada, segurança, produção no dia