Custo por pessoa em evento corporativo em SP: quanto reservar por convidado

O custo por pessoa de um evento corporativo em São Paulo depende do formato: nos eventos organizados pela Ocasion em 2026, ficou entre R$ 100 e R$ 200 por convidado em meetups e happy hours, e chegou a R$ 300 a R$ 800 em lançamentos de produto. Em um offsite, a diária ficou em torno de R$ 900 por pessoa, já com hospedagem nos eventos de mais de um dia. Todos os valores incluem a taxa de serviço da Ocasion e mudam com espaço, cardápio, bar e produção.

Quanto custa por pessoa cada tipo de evento corporativo em São Paulo?

A tabela abaixo reúne as faixas dos eventos que a Ocasion organizou em 2026, com a taxa de serviço incluída. Cada linha leva à página do formato, onde está o que entrou na conta.

Tipo de evento	Valor por convidado (eventos da Ocasion em 2026)	Detalhes
Meetup, happy hour e festa de rodada de startups	R$ 100 a R$ 200	Eventos para startups
Kickoff de vendas	R$ 150 a R$ 300, sem passagem e hotel de quem vem de fora	Kickoff de vendas
Encontro de portfólio de fundo de VC	R$ 150 a R$ 500	Encontro de portfólio de VC
Festa de fim de ano	R$ 300 a R$ 500	Festa de fim de ano
Lançamento de produto	R$ 300 a R$ 800	Lançamento de produto
Offsite	cerca de R$ 900 por pessoa por dia	Offsite

São faixas de eventos reais, não uma tabela de mercado: o valor do seu evento sai do briefing. Para formatos que não aparecem aqui (workshop, treinamento, jantar de gala), a Ocasion não publica faixa, porque ainda não tem base própria para isso.

O que entra na conta do custo por pessoa?

O per capita de um evento corporativo nunca é só o prato principal. Ele soma a parte proporcional do espaço, o cardápio, o bar, a equipe de serviço, o mobiliário e, quando o evento pede, audiovisual e cenografia rateados por convidado.

Quem orça olhando só o valor do buffet costuma levar um susto na conta final. Abrir cada linha separadamente é o que permite comparar propostas de fornecedores diferentes. Para o orçamento completo por porte de evento, veja quanto custa um evento corporativo em São Paulo e como montar o orçamento de um evento corporativo.

Quanto custa o cardápio por pessoa nos espaços do portfólio?

Dado Ocasion: dos 72 espaços ativos no portfólio da Ocasion (catálogo de 29 de outubro de 2026), 14 têm cardápio por pessoa cadastrado. O pacote de comida mais barato de cada um vai de R$ 60 a R$ 406,80 por pessoa, com mediana de R$ 252,50. Nas bebidas, 3 espaços têm pacote por pessoa, de R$ 40,68 a R$ 199, com mediana de R$ 80. É preço de tabela do catálogo, não o valor final do evento.

Esse número é só uma parte do per capita: não inclui espaço, audiovisual, equipe nem a taxa de serviço, e a maioria dos espaços do portfólio não tem cardápio cadastrado.

Dado Ocasion: nos 10 pedidos de proposta feitos à Ocasion entre 26 de dezembro de 2025 e 7 de julho de 2026, a mediana foi de 40 convidados e de R$ 17.700 de valor total proposto, o que dá uma mediana de cerca de R$ 370 por convidado (8 propostas com convidados informados; 3 tinham itens ainda aguardando cotação). É o valor proposto ao cliente, não o contratado.

Por que dois eventos com o mesmo número de convidados têm custos por pessoa tão diferentes?

O número de convidados define a escala, mas não o padrão. Três fatores mudam mais o per capita:

• Bar. Open bar completo costuma pesar bem mais que um bar simples de cerveja e refrigerante. Veja como decidir em open bar ou cash bar.
• Custos fixos rateados. Audiovisual, palco e cenografia são valores fixos: divididos por poucos convidados, pesam mais por pessoa.
• Data e dia da semana. Eventos fora da semana de pico de dezembro e de quinta e sexta à noite tendem a ter mais margem de negociação.

Taxas cobradas à parte, como consumo mínimo, hora extra e limpeza, também mexem no número: entenda em taxas invisíveis em espaços de eventos.

Quanto reservar de contingência no orçamento por pessoa?

Uma prática comum de produção é reservar uma margem sobre o total estimado para convidados extras, reajustes e itens que só aparecem no cronograma reverso. Defina o percentual com quem produz o evento e deixe-o visível na proposta, em vez de absorvê-lo em cada linha.

O que perguntar antes de fechar o per capita com o fornecedor?

• O valor inclui taxa de serviço e couvert ou são cobrados à parte?
• O bar é aberto por tempo determinado ou por consumo controlado?
• Há custo por hora extra?
• Quem entra na conta: só convidados ou também equipe de apoio e fornecedores?
• Montagem e desmontagem estão dentro do valor?
• Há taxa extra para restrições alimentares?

Como a Ocasion cobra e mostra o custo por convidado?

A Ocasion funciona como o setor de eventos terceirizado da empresa: faz a curadoria de espaços e fornecedores, negocia e cuida da execução. A taxa de serviço fica em torno de 20% sobre o valor do evento e aparece na proposta, junto do custo por convidado e do total, antes de qualquer contratação. Para comparar com outros modelos de cobrança, veja quanto cobra uma agência de eventos corporativos. Para receber a proposta do seu evento, envie o briefing.

Perguntas frequentes

Qual é a faixa de custo por pessoa em um evento corporativo em São Paulo? Nos eventos organizados pela Ocasion em 2026, de R$ 100 a R$ 200 por convidado em meetups e happy hours de startups até R$ 300 a R$ 800 em lançamentos de produto, com a taxa de serviço incluída. O formato é o que mais move o número.

O custo por pessoa muda entre bairros de São Paulo? Sim, principalmente pelo espaço e pelo cardápio. No portfólio da Ocasion, os pacotes de comida por pessoa variam bastante de um espaço para outro (de R$ 60 a R$ 406,80 entre os 14 com cardápio cadastrado), e não há média por bairro que sirva de regra.

Vale a pena negociar o per capita direto com o fornecedor de A&B? Vale, mas o ganho costuma vir de negociar o pacote completo (espaço, A&B, bar e audiovisual) em conjunto. Isso é mais fácil quando uma operação especializada conduz a negociação.

Como evitar estourar o orçamento por pessoa no dia? Fechar o RSVP com antecedência, comparar propostas linha por linha e combinar com o fornecedor o que acontece com convidados extras e horas adicionais.