O time de eventos da sua startup em São Paulo
A Ocasion é a agência de eventos corporativos que funciona como o time de eventos de startups em São Paulo. Cuida do calendário inteiro, do all hands ao meetup de comunidade e à festa da rodada: entende o objetivo, faz a curadoria de espaços e fornecedores, negocia, executa no dia e fecha com feedback. A taxa de serviço, em torno de 20%, aparece na proposta.
Por Victor Wagner Vasconcelos Alves · Atualizado em
Em resumo
- O que a Ocasion é
- O setor de eventos terceirizado da startup, do briefing ao feedback
- Eventos que cobre
- All hands, offsite, kickoff, meetup, evento com clientes, lançamento, recrutamento e marcos
- Quanto custa
- De R$ 100 a R$ 200 por convidado em meetups, happy hours e festas de rodada organizados pela Ocasion em 2026, com a taxa incluída
- Taxa de serviço
- Em torno de 20% sobre o valor do evento, na proposta antes de contratar
- Compromisso
- Enviar o briefing não gera compromisso de contratar
- Onde
- São Paulo, com espaços em Pinheiros, Vila Madalena e Itaim Bibi no portfólio
Para que startups a Ocasion trabalha?
Startup em growth sem ninguém dedicado a eventos
O evento costuma cair na mesa de quem já faz outra coisa: people, marketing, o assistente do CEO ou o próprio founder. A Ocasion assume a produção para que essa pessoa só aprove as decisões. O estado de São Paulo reúne 45% das startups do Mapeamento do Ecossistema de Startups 2025 da Abstartups, e é aqui que a Ocasion opera.
Calendário que cresce junto com o time
Depois da primeira rodada, o ano ganha offsite, kickoff de vendas, festa de fim de ano e eventos de comunidade. Com um parceiro só, o padrão da marca, o histórico de fornecedores e o que funcionou no evento anterior não se perdem a cada data.
Data curta e sem margem para erro
Rodada anunciada, cliente grande confirmando visita, lançamento que não pode esperar. O CEO da AI Growth Agent precisava de um evento completo em poucos dias, e a Ocasion resolveu espaço, fornecedores e execução em menos de 4.
Startups que vivem de ecossistema
Meetups técnicos, encontros de comunidade, lançamentos de produto e eventos ligados ao fundo que investiu, como o encontro de portfólio de VC. São eventos em que o público escolhe aparecer, e o formato e o espaço pesam na presença.
Como a Ocasion organiza os eventos de uma startup?
- 01
Objetivo e briefing
Antes do formato, a pergunta é o que o evento precisa mudar: alinhar o time depois de uma reorganização, gerar pipeline, contratar engenheiros, celebrar um marco. O briefing fecha público, data, verba e o que não pode faltar, em uma conversa curta com quem decide.
- 02
Curadoria de espaços e fornecedores
A Ocasion cruza o briefing com o portfólio e com fornecedores que já conhecem o ritmo de startup: espaço perto de onde o time e o público estão, buffet e bar no tamanho certo, som e projeção que funcionam para demo e palco. Chegam poucas opções, já filtradas.
- 03
Orçamento e negociação
A proposta mostra cada item com o seu valor e a taxa de serviço separada. A Ocasion negocia condições com espaço e fornecedores, e comissão ou bonificação que algum deles pague volta para a startup como desconto. A verba fica previsível antes de qualquer assinatura.
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Execução e feedback
No dia, a equipe da Ocasion coordena montagem, fornecedores, cronograma e imprevistos, e o time da startup chega como convidado. Depois, o feedback registra o que funcionou, o que serve para o próximo evento do calendário e o que trocar.
Que eventos uma startup faz ao longo do ano?
Cada objetivo pede um formato e um público diferentes. É assim que a Ocasion organiza o calendário de uma startup em São Paulo.
| Objetivo | Formato | Público | O que mais pesa |
|---|---|---|---|
| Alinhar o time | All hands, offsite, planejamento | Time inteiro ou liderança | Espaço que permita trabalhar e conversar, longe da rotina |
| Bater a meta comercial | Kickoff de vendas | Time comercial e liderança | Palco, conteúdo e momento de celebração no mesmo dia |
| Gerar demanda | Meetup, evento de comunidade, happy hour com clientes | Clientes, prospects e comunidade | Local fácil de chegar depois do expediente e formato que faça o público ficar |
| Lançar | Lançamento de produto ou de marca | Clientes, parceiros e imprensa | Técnica testada (som, projeção, internet) e espaço com a cara da marca |
| Atrair talentos | Evento de recrutamento, open house, meetup técnico | Candidatos e comunidade técnica | Ambiente informal e conteúdo que mostre como o time trabalha |
| Celebrar marcos | Festa de rodada, aniversário da empresa, fim de ano | Time, investidores e parceiros | Data marcada com antecedência e bar no tamanho do grupo |
Todos os formatos passam pelas mesmas etapas: objetivo e briefing, curadoria, orçamento e negociação, execução e feedback.
Quanto custa um evento de startup com a Ocasion?
O valor do evento é a soma do que ele usa: espaço, comida, bebida, equipe, som, projeção, decoração e o que mais o briefing pedir. Sobre esse total entra a taxa de serviço da Ocasion, em torno de 20%, mostrada na proposta antes de qualquer contratação. Quando espaço ou fornecedor paga comissão ou bonificação, ela volta para a startup como desconto.
Nos eventos de startups organizados pela Ocasion em 2026, como meetups, happy hours e festas de rodada, o valor ficou entre R$ 100 e R$ 200 por convidado, já com a taxa de serviço. Offsite, kickoff e lançamento custam mais e têm a faixa de cada um na página do formato.
Para startup com verba curta, o que mais muda o custo é o formato (coquetel em pé ou jantar sentado, por exemplo), o número de convidados e a casa escolhida. A Ocasion monta a proposta dentro da verba informada no briefing e mostra onde dá para cortar sem prejudicar o evento. Para as faixas de mercado, veja quanto custa um evento corporativo em São Paulo.
O que costuma dar errado em evento de startup e o que a Ocasion confere?
Data anunciada antes de ter espaço
Festa de rodada e lançamento costumam ter data definida pela notícia, não pela agenda dos espaços. A Ocasion confirma disponibilidade e condições antes de o convite sair.
Meetup com muita inscrição e sala vazia
Evento gratuito de comunidade perde público com facilidade. A Ocasion considera horário, acesso por transporte e formato na escolha do espaço, e ajusta comida e bebida para a presença esperada, não para a lista de inscritos.
Demo que falha na frente do cliente
Lançamento e evento com clientes dependem de internet, som e projeção. A Ocasion confere a estrutura técnica do espaço e combina o teste antes da abertura.
Custos que aparecem depois do contrato
Consumação mínima, hora extra, taxa do espaço e equipe extra são os itens que mais pegam startup de surpresa. Eles entram abertos na proposta. Veja onde o orçamento costuma estourar em taxas invisíveis em espaços de eventos.
Um fornecedor diferente a cada evento
Quando cada evento do ano começa do zero, o time repete briefing, cotação e erro. Com a Ocasion cuidando do calendário, o que funcionou no último evento vira ponto de partida do próximo.
Eu precisava de um evento completo em poucos dias. A Ocasion resolveu tudo em menos de 4: espaço, fornecedores e execução. Para uma empresa que vive de velocidade, foi exatamente o parceiro que eu precisava.
Espaços do portfólio para eventos de startup
Alguns espaços do portfólio da Ocasion em Pinheiros e no Itaim Bibi, perto de onde o ecossistema trabalha. A escolha final sai do briefing: público, formato, data e verba.
Perguntas frequentes
Quanto custa contratar a Ocasion para os eventos da minha startup?
Nos meetups, happy hours e festas de rodada organizados pela Ocasion em 2026, o valor ficou entre R$ 100 e R$ 200 por convidado, com a taxa de serviço incluída. A Ocasion cobra uma taxa de serviço em torno de 20% sobre o valor do evento, que aparece na proposta junto de cada item. O valor do evento depende do formato, do número de convidados e do espaço. Comissão de espaço ou fornecedor, quando existe, volta para a startup como desconto.
A Ocasion consegue organizar um evento com poucos dias de prazo?
Sim, quando há espaço e fornecedores disponíveis na data. Com prazo curto, as opções são menores, então o briefing precisa chegar com público, verba e o que é indispensável. A AI Growth Agent precisava de um evento completo em poucos dias, e a Ocasion resolveu tudo em menos de 4.
Minha startup tem orçamento pequeno. Ainda faz sentido contratar a Ocasion?
Faz quando o evento é importante e ninguém do time tem tempo de produzir. A proposta é montada dentro da verba informada no briefing, com os itens abertos, e mostra onde ajustar formato ou número de convidados. Para um encontro pequeno e simples, o time pode resolver sozinho.
Dá para entregar o calendário de eventos do ano inteiro para a Ocasion?
Sim, e é para isso que a Ocasion existe: funcionar como o setor de eventos da empresa. Cada evento do ano (all hands, offsite, kickoff, meetups, fim de ano) tem a sua proposta, e o histórico de um serve de base para o próximo.
O que está incluso na taxa de serviço?
A taxa cobre o trabalho da Ocasion do começo ao fim: briefing, curadoria de espaços e fornecedores, orçamento, negociação, coordenação da produção, equipe no dia e feedback. Espaço, comida, bebida e demais fornecedores entram como itens da proposta, cada um com o seu valor.
A Ocasion organiza meetup e evento de comunidade?
Sim. Meetup técnico, evento de comunidade e happy hour com clientes estão entre os formatos que a Ocasion produz para startups. Nesses eventos, horário, acesso e formato do espaço pesam muito na presença; o guia como escolher espaço para evento de comunidade explica por quê.
Preciso reservar ou pagar alguma coisa pelo site?
Não. O site recebe o briefing, e enviar o briefing não gera compromisso. A Ocasion responde com uma proposta, e a contratação só acontece depois que a startup aprova.
Guias para os eventos da sua startup
- Guia completo: como escolher uma agência de eventos corporativos para startups em São Paulo
- Vale a pena terceirizar os eventos da empresa?
- Quanto cobra uma agência de eventos corporativos?
- Como organizar um offsite de empresa em São Paulo
- Como escolher espaço para evento de comunidade
- Ideias de festa de fim de ano para empresa de tecnologia
Conte o seu evento. Você chega como convidado.
Mande o briefing e receba uma proposta com espaços, fornecedores e o valor de cada item, com a taxa de serviço aberta. Enviar não gera compromisso.