Como organizar um demo day ou portfolio day de fundo de venture capital em São Paulo?

Para organizar um demo day ou portfolio day de fundo de venture capital em São Paulo, comece pelo objetivo (apresentar as investidas a coinvestidores, corporações e imprensa), feche a lista de convidados e a ordem dos pitches, e escolha um espaço com plenária em formato teatro ou auditório e uma área separada para o coquetel de networking. O roteiro mais comum tem abertura curta dos sócios, pitches curtos em blocos e tempo longo de conversa no fim. Nos encontros de fundos organizados pela Ocasion em 2026, o custo ficou entre R$ 150 e R$ 500 por convidado, já com a taxa de serviço.

O que é um demo day e o que é um portfolio day?

Demo day é o evento em que o fundo mostra as empresas investidas para quem pode ajudá-las a crescer: coinvestidores, corporações que podem virar clientes, imprensa e o ecossistema. Portfolio day costuma ser o nome do mesmo formato quando o foco é o portfólio inteiro, e não uma turma de aceleração.

Os dois são diferentes do encontro anual de portfólio, que é fechado e feito para os founders aprenderem uns com os outros. Se o seu evento é esse, veja o guia de como organizar o encontro de portfólio de um fundo.

Formato	Objetivo	Público	Formato típico
Demo day	Mostrar as investidas a quem pode investir ou comprar	Investidores, corporações, imprensa e ecossistema	Plenária com pitches curtos e coquetel de networking
Portfolio day	Apresentar o portfólio inteiro do fundo	Coinvestidores, LPs convidados e parceiros	Plenária, mesas ou estandes das investidas e coquetel
Encontro anual de portfólio	Founders trocando entre si e acesso à rede do fundo	Founders e lideranças das investidas	Um ou dois dias, palco curto dos sócios e jantar
LP meeting ou AGM	Apresentar resultado e estratégia aos cotistas	LPs e sócios	Plenária fechada e almoço ou jantar

Como montar o roteiro de um demo day?

O roteiro que funciona protege o tempo de conversa: pitch é o motivo do convite, mas o negócio acontece no coquetel. Um desenho comum para uma tarde:

1. Credenciamento e café de chegada. Lista nominal na entrada e crachá com nome e empresa, para quem vai conversar depois saber com quem está falando. Veja como evitar filas no credenciamento.
2. Abertura dos sócios. Curta: tese do fundo, por que estas empresas e o que se espera da plateia.
3. Pitches em blocos. Tempo igual para cada investida, com cronômetro visível para quem fala, e um intervalo entre os blocos para a plateia não cansar.
4. Coquetel de networking. O bloco mais longo do dia. Ajuda ter as investidas identificadas no salão (mesa, totem ou crachá de outra cor) e alguém do fundo apresentando quem precisa se conhecer. O guia de evento de networking corporativo traz formatos para esse momento.
5. Encerramento e follow up. No dia seguinte, a lista de presença e os contatos combinados vão para as investidas.

Ensaie os pitches no próprio palco na véspera ou de manhã: troca de apresentação, microfone e passagem de slides são o que mais atrasa a agenda.

Quanto custa um demo day em São Paulo?

Nos encontros de fundos de venture capital organizados pela Ocasion em 2026, o valor ficou entre R$ 150 e R$ 500 por convidado, com a taxa de serviço incluída. Um evento com palco e coquetel tende a ficar na parte de baixo da faixa; jantar sentado, na de cima.

A conta soma espaço, alimentação e bebidas, audiovisual do palco (som, projeção, microfones, transmissão se houver), cenografia e materiais com a marca do fundo, fotografia, recepção e credenciamento. O que mais move o número é o total de convidados, o formato do serviço e o nível de produção do palco. Para estimar com mais detalhe, veja quanto custa por pessoa um evento corporativo em São Paulo e como montar o orçamento de um evento corporativo.

A taxa de serviço da Ocasion fica em torno de 20% sobre o valor do evento e aparece na proposta antes de qualquer contratação. Comissão ou bonificação de espaço e fornecedor, quando existe, volta para o fundo como desconto.

Que espaço escolher para um demo day?

O espaço precisa de duas áreas: uma plenária em formato teatro ou auditório, com boa visão do telão de qualquer lugar, e um salão para o coquetel, de preferência sem atravessar a plenária. Confira também acústica, sala de apoio para as investidas se prepararem, acesso para quem chega de carro ou de aplicativo e se outro evento vai dividir o espaço no mesmo horário.

A região em volta da avenida Faria Lima (Pinheiros, Itaim Bibi e Vila Olímpia) concentra boa parte dos fundos e dos convidados; o post sobre espaços para eventos na Faria Lima detalha a região. Para não errar nas taxas do espaço, leia as taxas que não aparecem no primeiro orçamento.

Dado Ocasion: dos 72 espaços ativos do portfólio da Ocasion (catálogo de 2026-11-02), 7 têm capacidade conferida em formato teatro, de 30 a 1.439 lugares (mediana de 500), e 4 em auditório, de 100 a 1.000 lugares (mediana de 300). Para o coquetel, 56 espaços têm capacidade conferida em pé, de 50 a 2.400 pessoas (mediana de 200). Só em Pinheiros, Itaim Bibi e Vila Olímpia são 20 espaços ativos, 14 deles com capacidade em pé conferida.

Qual é o checklist de um demo day?

Quando	O que fechar
8 a 10 semanas antes	Objetivo, data, número de convidados, orçamento e regras de sigilo (o que pode ser fotografado e divulgado)
6 a 8 semanas antes	Espaço com plenária e área de coquetel, lista de investidas que vão apresentar e ordem dos pitches
4 a 6 semanas antes	Convites, fornecedores (buffet, bebidas, audiovisual, fotografia, recepção) e identidade visual do fundo
2 a 3 semanas antes	Confirmação de presença, modelo único de apresentação, crachás e roteiro minuto a minuto
Semana do evento	Ensaio no palco, teste de som e projeção, lista nominal final e plano para chuva e atraso
Depois do evento	Lista de presença e contatos para as investidas, fotos aprovadas e feedback para o próximo

Esses prazos são referência de trabalho, não regra: um demo day menor fecha em menos tempo, e um evento com convidados de fora pede mais. Para alinhar tudo isso com espaço e fornecedores, use o modelo de briefing de evento.

Vale terceirizar a produção do demo day?

Vale quando o time de plataforma do fundo é pequeno e precisa ficar na curadoria (quem apresenta, quem é convidado, quem deve conhecer quem) em vez de cuidar de buffet e microfone. A Ocasion funciona como o setor de eventos terceirizado do fundo: do briefing à execução, com espaço, fornecedores, orçamento, negociação e equipe no dia, e o mesmo padrão de marca em todos os eventos do ano. Veja como funciona na página de eventos para fundos de venture capital ou leia se vale a pena terceirizar os eventos da empresa.

Se já tem data e número de convidados, envie o briefing: enviar não gera compromisso, e a proposta mostra cada item e a taxa antes de qualquer contratação.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre demo day e encontro de portfólio?

O demo day é aberto ao ecossistema e serve para mostrar as investidas a investidores, clientes e imprensa. O encontro de portfólio é fechado, para os founders das investidas trocarem entre si e com o fundo.

Quanto tempo deve durar cada pitch?

Não há padrão único: o fundo define pelo número de investidas e pelo tempo total do evento. O que importa é dar o mesmo tempo a todas, com cronômetro visível, e deixar o coquetel mais longo que o bloco de pitches.

Quantos convidados cabem em um demo day?

Depende do espaço. No portfólio da Ocasion (72 espaços ativos, catálogo de 2026-11-02), os espaços com formato teatro conferido vão de 30 a 1.439 lugares, e os de auditório, de 100 a 1.000.

Quanto custa organizar um demo day com a Ocasion?

Nos encontros de fundos organizados pela Ocasion em 2026, o valor ficou entre R$ 150 e R$ 500 por convidado, com a taxa de serviço incluída. O orçamento do seu evento sai do briefing.

A Ocasion organiza o calendário inteiro de eventos do fundo?

Sim: demo day, encontro anual de portfólio, LP meeting, jantares de founders e o offsite do time, com os mesmos fornecedores aprovados. Mais respostas na página de perguntas frequentes.