Como organizar um hackathon ou demo day interno para uma empresa de tecnologia em São Paulo?

Um hackathon ou demo day interno funciona quando tem um problema de negócio claro, times pequenos, tempo curto e uma banca que decide o que vira projeto de verdade. O custo e o risco estão na logística: espaço com Wi-Fi estável, mesas para trabalho em grupo, comida contínua e um palco simples para as apresentações finais. Se a empresa não quer montar isso sozinha, a Ocasion cuida do evento como setor de eventos terceirizado: envie o briefing e veja como atendemos startups e empresas de tecnologia.

O que é um hackathon interno e o que é um demo day?

Hackathon é o período de trabalho em que times resolvem um desafio; demo day é a sessão em que eles apresentam o resultado para uma banca. Muitas empresas juntam os dois no mesmo evento: o trabalho acontece na primeira parte e as apresentações, no fim. Quando o foco é mostrar startups investidas a um fundo, o formato é outro, e está no guia de demo day ou portfolio day de fundo de VC.

Como definir o desafio, a duração e os times?

Comece pelo desafio: uma pergunta de negócio com dono na empresa, que a banca consiga avaliar no fim. Depois defina a duração (um dia, um dia e meio ou um fim de semana), o tamanho dos times (de 3 a 5 pessoas costuma bastar para um protótipo) e quem entra na banca. Sem dono para o desafio, o resultado vira apresentação bonita e nada acontece depois.

Qual é a agenda típica de um hackathon de um dia?

Uma agenda de um dia precisa de abertura curta, blocos longos de trabalho, mentoria e apresentações com tempo fixo. A tabela abaixo é um ponto de partida para adaptar.

Bloco	O que acontece	O que a logística precisa garantir
Abertura	O desafio, as regras e os critérios da banca	Som, projetor e lugar para todos verem o telão
Formação dos times	Times escolhem tema e distribuem tarefas	Mesas que permitam reorganizar os grupos
Trabalho	Blocos longos, com mentores passando pelas mesas	Wi-Fi estável, tomadas, ar-condicionado e comida contínua
Pitch	Cada time apresenta por tempo fixo	Palco simples, cronômetro visível e áudio testado
Decisão	A banca delibera e anuncia os projetos que seguem	Sala separada para a banca e ordem clara de próximos passos
Fechamento	Confraternização e registro de contatos	Bebida e comida combinadas com o orçamento

Que espaço combina com um hackathon?

O espaço precisa permitir trabalho em grupo por horas, não só uma plateia: mesas que se movem, internet que aguenta todo mundo conectado, ar-condicionado e uma área para a banca. O guia de workshop ou treinamento corporativo presencial detalha os formatos de sala, e o de layout de evento corporativo mostra como a disposição das mesas muda o trabalho. Para internet, veja como evitar queda de Wi-Fi na apresentação.

Dado Ocasion: o que o portfólio tem de infraestrutura?

Dos 72 espaços ativos no portfólio da Ocasion (catálogo de 2026-11-09), 48 têm comodidades cadastradas. Entre esses 48, todos têm Wi-Fi (100%), 45 têm ar-condicionado (94%) e 34 têm sistema de som (71%). Só 15 têm projetor cadastrado (31%), então vale confirmar o equipamento de apresentação, que muitas vezes o espaço não oferece. A base é o cadastro do catálogo, não uma conferência em campo: confirme cada item na visita técnica, como explica o guia de visita técnica ao espaço.

Quanto custa e quando terceirizar?

O custo vem de espaço, alimentação, equipe de apoio, premiação e audiovisual, e varia com a duração e o número de participantes. Para estimar por pessoa, use o guia de custo por pessoa em evento corporativo e o de como montar o orçamento de um evento corporativo. Vale terceirizar quando o time que organiza também participa do hackathon, porque ninguém consegue trabalhar no desafio e cuidar da logística ao mesmo tempo. A Ocasion cobra uma taxa de serviço em torno de 20% sobre o valor do evento, que aparece na proposta antes da contratação.

Perguntas frequentes

Quantas pessoas cabem em cada time de hackathon?

De 3 a 5 pessoas costuma funcionar para um protótipo em um dia. Times maiores dividem tarefas e perdem tempo se alinhando.

Hackathon precisa de prêmio?

Não precisa ser dinheiro, mas precisa haver consequência: um projeto que recebe patrocinador interno, verba para seguir ou espaço na agenda do time de produto. Sem isso, o engajamento cai na segunda edição.

Dá para fazer hackathon e demo day no mesmo dia?

Dá, desde que as apresentações tenham horário fixo e o trabalho tenha blocos longos. Em eventos de um dia, reserve pelo menos uma hora para pitches e deliberação da banca.

Quanto tempo antes planejar?

Planeje com semanas de antecedência: o desafio, a banca e o espaço precisam estar fechados antes de abrir a inscrição dos times. O checklist de evento corporativo ajuda a organizar os prazos.

A Ocasion organiza hackathon corporativo?

Sim, como parte da operação full service de eventos corporativos: do briefing à execução, com espaço, fornecedores e equipe de apoio. Para saber mais, veja eventos corporativos ou envie o briefing.