Como organizar um LP meeting, o encontro anual com os investidores do fundo?

Para organizar um LP meeting, ou encontro anual com os investidores do fundo, defina o objetivo (apresentar resultado e estratégia aos cotistas), feche a lista de LPs e a pauta com o jurídico, e escolha um espaço com sala privativa para a plenária e um almoço ou jantar em seguida. A parte formal (convocação, pauta e ata) fica com o fundo e o administrador; a produção do evento (espaço, recepção, audiovisual e alimentação) pode ser feita por uma operação de eventos. Nos encontros de fundos organizados pela Ocasion em 2026, o custo ficou entre R$ 150 e R$ 500 por convidado, com a taxa de serviço incluída.

O que é um LP meeting?

LP significa limited partner, o cotista do fundo. O LP meeting, também chamado de encontro anual ou AGM (annual general meeting), é a reunião em que o time do fundo mostra aos cotistas o desempenho do portfólio, a estratégia e as próximas decisões. É um evento fechado, de tom institucional, bem diferente do encontro de portfólio (para os founders) e do demo day (aberto ao ecossistema).

Evento	Quem participa	Objetivo	Tom
LP meeting ou AGM	Cotistas e sócios do fundo	Prestar contas e apresentar a estratégia	Formal, fechado
Encontro de portfólio	Founders das investidas e sócios	Troca entre founders e acesso à rede	Aprendizado, fechado
Demo day ou portfolio day	Coinvestidores, corporações e imprensa	Mostrar as investidas ao mercado	Aberto, de networking
Jantar de founders	Founders convidados e sócios	Relacionamento	Informal, pequeno

Para os formatos vizinhos, veja o guia de encontro de portfólio de fundo de VC e o de demo day e portfolio day.

Quem organiza o quê no LP meeting?

Divida em duas frentes. O fundo e o administrador cuidam da parte formal: convocação, pauta, materiais financeiros, ata e o que a regulação exigir. O evento cuida do espaço, da recepção, do audiovisual, da alimentação e do roteiro. Combine desde o início quem é a pessoa do fundo que decide, porque o lado institucional costuma ter várias aprovações.

Como montar o roteiro do dia?

Um desenho comum para uma manhã ou tarde:

1. Recepção com lista nominal: crachá e credenciamento sem fila, com alguém do fundo recebendo os LPs mais relevantes. Veja como evitar filas no credenciamento.
2. Plenária dos sócios: resultado, portfólio e estratégia, com tempo curto de palco e espaço para perguntas.
3. Convidados do portfólio (opcional): a fala de um ou dois founders ajuda a mostrar o que o fundo faz na prática.
4. Almoço ou jantar: é onde acontece a conversa individual com os LPs. Mesas definidas por quem precisa falar com quem funcionam melhor que lugares livres.
5. Encerramento e follow up: materiais enviados no mesmo dia e agradecimento personalizado.

Há fundos que juntam o LP meeting e o encontro de portfólio na mesma semana, aproveitando a presença de todos. Nesse caso, separe os horários e as salas, porque o conteúdo de um não é para o público do outro.

Que espaço escolher para um LP meeting?

Procure uma sala privativa, silenciosa e com acústica boa para a plenária, em formato teatro ou jantar, e uma área separada para a refeição. Confira estacionamento ou acesso fácil de carro e aplicativo, acessibilidade, internet estável e se o espaço aceita restrições de sigilo, como combinar quem entra e o que pode ser fotografado. A região da Faria Lima (Pinheiros, Itaim Bibi e Vila Olímpia) concentra boa parte dos fundos: veja espaços para eventos na Faria Lima.

Dado Ocasion: dos 72 espaços ativos do portfólio da Ocasion (catálogo de 2026-11-05), 39 têm capacidade conferida em formato jantar (sentado), de 40 a 1.000 lugares (mediana de 120), e 7 em formato teatro, de 30 a 1.439 lugares (mediana de 500). Para um LP meeting de cerca de 60 pessoas, a faixa de jantar do portfólio costuma comportar o evento.

Quanto custa um LP meeting?

Nos encontros de fundos de venture capital organizados pela Ocasion em 2026, o valor ficou entre R$ 150 e R$ 500 por convidado, com a taxa de serviço incluída. Evento com plenária e coquetel tende a ficar na parte de baixo da faixa; jantar sentado, com audiovisual e produção de palco, na parte de cima. A conta soma espaço, alimentação e bebidas, audiovisual, materiais com a marca do fundo, recepção e fotografia. Para montar a sua estimativa, veja como montar o orçamento de um evento corporativo.

Vale terceirizar a produção do LP meeting?

Vale quando o time de plataforma do fundo é pequeno e precisa ficar na relação com os LPs, e não em buffet e microfone. A Ocasion é uma operação full service de eventos corporativos, potencializada por IA, que funciona como o setor de eventos terceirizado do fundo: entende o objetivo, escolhe espaço e fornecedores, monta o orçamento e negocia, executa o dia e recolhe o feedback, com o sigilo combinado com cada fornecedor. A taxa de serviço fica em torno de 20% sobre o valor do evento e aparece na proposta antes de contratar. Veja a página de eventos para fundos de venture capital e, para comparar, se vale terceirizar os eventos da empresa.

Se já tem data e número de convidados, envie o briefing: enviar não gera compromisso.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre LP meeting e encontro de portfólio?

O LP meeting é para os cotistas do fundo e presta contas do resultado e da estratégia. O encontro de portfólio é para os founders das investidas trocarem entre si e com o fundo.

Com quanto tempo de antecedência marcar o LP meeting?

Para evento fechado, de 8 a 10 semanas, porque a agenda dos LPs costuma ser a mais difícil de alinhar. A convocação formal segue o prazo definido pelo fundo e pelo administrador.

O fundo pode fazer o LP meeting junto com o encontro de portfólio?

Pode, na mesma semana ou no mesmo dia, desde que os horários e as salas sejam separados, porque os públicos e o conteúdo são diferentes.

Quantos convidados costuma ter um LP meeting?

Depende do fundo. Os cotistas costumam ser poucos, e o evento tende a ser menor que um demo day; o espaço deve ser dimensionado pela lista fechada.

A Ocasion organiza o evento inteiro do fundo?

Sim, a produção do evento: briefing, espaço, fornecedores, orçamento, execução e feedback. A parte formal (pauta, convocação, ata) continua com o fundo e o administrador. Mais respostas na página de perguntas frequentes.